Или что делать, чтоб потом не было мучительно больно.
Checklist для владельца цифровой собственности в малом бизнесе
Ольга Павлова, совладелец
БИЗНЕС
2018
Мы не создаем ничего материального. Весь наш рабочий процесс — в цифре. А значит, невидим, пока не захочешь найти. Поэтому когда что-то исчезает, лежит не там, используется не по назначению — есть риск узнать об этом слишком поздно.
Большие компании для обихаживания своих файлов и данных нанимают админов. Мы до такой роскоши не доросли. Приходится справляться самим. Политиками и лучшими практиками.
Этих политик и практик уже накопилось на шпаргалку. Делимся с вами.
Для владельца
- Рабочая почта (например, Google Suite). Условный паспорт сотрудника. Каждому новому сотруднику (в том числе удаленному, в том числе временному) первым делом выдай рабочую почту. Дальше всё общение, все аккаунты и доступы — на нее. В случае увольнения — сразу забирай доступ. Личную почту сотрудников не используй (знать можно).
- Базовый чат команды (например, Slack). Вся содержательная переписка по рабочим вопросам — в группах и каналах. В личке — только быстро протухающие сообщения. Если не платить, архива не будет — не надейся на Slack как на хранилище информации.
- Любое облачное хранилище с большим лимитом на каждого сотрудника (например, Google Drive из платного пакета Google Suite). Все рабочие документы — там. Ничего не должно быть на локальных дисках! Еще восклицательных: !!! Иначе теряешь, часто, больно.
- Любое другое облачное хранилище (например, бизнес-версия Dropbox). Удобно использовать для хранения юридических и финансовых документов и вводных по сделкам. Два-три пользователя (гендир, бухгалтер и т. п.). Хватает бесплатного. Настрой всем принудительно (эти пользователи бывает что сами не могут, не понимают или не видят смысла).
- Копилка хорошо структурированных знаний (например, Airtable). Все списки, календари, таблицы, публикации, выступления, дружественные СМИ, кандидаты на должности, проекты и т. п. Можно настроить под бизнес-процессы, но сначала — фиксировать и структурировать. Внедряй культуру, само не внедрится. Понадобится в самый неожиданный момент, когда искать-копить будет поздно. Так что лучше сразу и постоянно.
- Помойка документов (тут Google Docs без особых вариантов). Только в платном Google Suite и только на рабочих аккаунтах. Может быть полный хаос, лишь бы всё лежало там. Все review всех документов — в помойке в режиме комментирования. Исключения — например, корректоры (у них режим редактирования в MS Word и своя атмосфера). Бизнес-риск исключений — осознай.
- Специальные облачные инструменты для публикации (например, Sketch Cloud или Miro, ex-RealTimeBoard). Тут свобода. Покупай, что просят сотрудники — но скидывай на них ответственность за использование. Лучше избегать функциональных дублей (например, InVision и Moqups). Контролируй, где исходники: они всегда должны быть в облачном хранилище.
- Политика доступов. Сразу пригласи нового сотрудника во все сервисы (держи список под рукой). Убери все ограничения из лучших побуждений. Примеры лучших побуждений: «Ты пока с этим не разберешься», «А админские права-то тебе зачем?» Оставь только ограничения безопасности (деньги, договоры, досье на любых людей). Научи всех пользоваться системами доступов во всех облачных сервисах. Особенно системами для внешних пользователей (часто отправляют и даже публикуют ссылку без доступа). Научи сотрудников давать друг другу доступы и создавать аккаунты (иначе станешь хелпдеском, а не директором).
- Общие пароли. Есть сервисы, к которым должны иметь доступ несколько сотрудников (аккаунты в соцсетях, хостинг, Skype-аккаунт компании, Tilda и т. п.). Регистрация в таких сервисах — на корпоративный коллективный email (например, info@). Не на личный ни в коем случае: восстанавливать доступ придется часто. Давать ли индивидуальные доступы отдельным сотрудникам (например, в MailChimp или на HH.ru) — дело вкуса. Хранилище паролей — организуй сразу (у нас — бот в Slack дает пароли, если спросить).
- Лицензии. Покупать только на корпоративный коллективный email (мало отличий от общих паролей). Платить часто дешевле, чем возиться с пиратскими версиями. Забирай при увольнении. А вот лицензии сотрудника — не твои лицензии.
- Твое и чужое. Соцсети сотрудника — его частная территория. Можно просить, но нельзя требовать. Смартфон сотрудника — не твой смартфон. С ноутбуком бывают сложности, подумай и договорись.
Для сотрудника
- Вся email-переписка — только с рабочей почты. Настрой на всех устройствах, с которых собираешься работать (не обязан на всех вообще, иногда нужно отдыхать).
- Для личных целей (iCloud, покупка музыки, торренты, подписка на спам и т. п.) рабочую почту не используй. Иначе ты уйдешь, а доступ останется у компании — оно тебе надо? Бывали случаи.
- Все публичные выступления (статьи, доклады и т. п.) в роли сотрудника компании и с трансляцией опыта, полученного в компании — только с рабочими контактами. Соцсети — не рабочие контакты.
- Вместо аттачей кидай ссылки. На Google Docs, на скриншоты — чаще всего. Научись это делать. Сразу научись.
- Прежде чем бросить ссылку — проверь, есть ли у получателя нужный доступ. Еще раз проверь. Убьют. Бесит, да.
- Настрой синхронизацию локальных папок с облачными хранилищами. Места должно хватить, контора должна купить. Жалуйся, если не хватает. Чего-то нет в облаке — ты подставляешь работодателя. Сильно.
- Не используй Telegram для общения с клиентами. Только если очень настаивают. Обсуди вопрос с начальством. Причина: клиенты не относятся к своим словам в Telegram как к договоренностям. Можно попасть — сначала на «Вы же сами говорили», а потом на деньги и геморрой.
- Контролируй, с какого аккаунта работаешь! Путать личный и рабочий — зло. Сделай разные юзерпики. Можно разнести по разным браузерам.
- Запиши в телефон номера начальства. И проверь, что они записали твой номер. Иногда реально проще голосом.
- Хочешь новых облачных сервисов — попроси.
Это наш внутренний рабочий документ. Он живет и изменяется. Можно комментировать отдельные его пункты в Google Docs.
7 декабря 2018
Другие статьи
К цифровым активам мы относим контент, библиотеку, контакты, инструменты, каналы коммуникации, юридические документы, фирстиль и другие артефакты из компьютера.
Рассказываем, какие документы помогут маркетологу зафиксировать свои пожелания и ожидания к проекту на одном языке с UX-дизайнерами, а потом еще и проверить выполненное.
Мы сделали несколько подходов к снаряду и проработали процесс, когда сотрудники пишут статьи от имени «Собаки Павловой», а компания их поддерживает в идеях и редактуре.